Door Rutger Laman Trip
COO - Chapter.works
Wist jij dat de helft van de vereiste toolboxmeetings voor jouw VCA-certificering digitaal gegeven mag worden? Dat zorgt er niet alleen voor dat je toolboxmeetings makkelijker kunt personaliseren. Het digitaal aanbieden van toolboxmeetings betekent ook nog eens dat ze minder vaak gemist zullen worden.
In onderstaand artikel leggen we je precies uit hoe jij ook aan de slag kunt met digitale toolboxmeetings.
Een toolboxmeeting is een korte vergadering waarin veiligheids-, gezondheids- en milieurisico's op de werkplek worden besproken. Deze vergaderingen worden meestal georganiseerd door een leidinggevende, voorman of veiligheidscoördinator en vinden plaats voordat het werk begint of tijdens pauzes.
Het doel van een toolboxmeeting is om werknemers bewust te maken van mogelijke gevaren en hen te informeren over veiligheidsprocedures en -protocollen, zodat ze veilig kunnen werken en risico's kunnen vermijden.
Tijdens de vergadering worden ook eventuele ongevallen of incidenten besproken en kunnen werknemers vragen stellen of suggesties doen voor verbetering van de veiligheid op de werkplek. Een vast agendapunt van de toolboxmeeting is dat medewerkers wordt gevraagd om onderwerpen aan te dragen voor nieuwe toolboxmeetings.
Toolboxmeetings zijn korte vergaderingen waarin risico’s op de werkplek worden besproken
Er zijn een aantal verschillende type onderwerpen die je aan zou kunnen halen tijdens de toolboxmeeting. Denk daarbij aan onderwerpen met betrekking tot het veilige gebruik van materialen, of hoe te werk te gaan in specifieke weersomstandigheden, maar een groot deel van de onderwerpen bedenk je aan de hand van de werkplekinspectieformulieren.
Elke maand wordt er een inventarisatie gemaakt van de werkplekinspectieformulieren zodat er een thema aan het licht kan komen dat extra aandacht verdient.
Hier is een lijstje met mogelijke onderwerpen die je tijdens toolboxmeetings aan zou kunnen halen. Dit is slechts een greep, natuurlijk, aangezien er altijd wat te leren valt:
-
Werken tijdens storm
-
Werken tijdens vorst
-
Veilig werken op hoogte: platdak
-
Veilig werken op hoogte: schuin dak
-
Werken met een hoogwerker
-
Werken met een steiger
-
Werken met RSS
-
Daktoegang via een ladder
-
Hoe doe je een goede LMRA
-
Veilig werken in de meterkast, met en zonder hoofdschakelaar
-
Het aarden en vereffenen van de installatie
-
Hoe sluit je veilig een PV-verdeler aan
-
Correct gebruik van een harnas
-
Iemand redden die met een harnas is gevallen
-
Welk type dakrandbeveiliging heb je nodig
De meeste toolboxmeetings zullen grofweg op dezelfde manier verlopen. Hier is een voorbeeld van hoe zo'n toolboxmeeting eruit kan zien:
De bijeenkomst wordt geopend door een verantwoordelijke persoon, zoals de leidinggevende, voorman of veiligheidscoördinator. Ze verwelkomen de aanwezigen en introduceren het onderwerp van de bijeenkomst.
De doelstellingen van de toolboxmeeting worden uiteengezet, zoals het vergroten van het bewustzijn van veiligheid, de trend in de werkplekinspectieformulieren, gemaakte fouten bij installaties, het bespreken van recente ontwikkelingen in de sector of het delen van best practices.
Een deskundige op het gebied van PV houdt een presentatie over een relevant onderwerp. Dit kan bijvoorbeeld gaan over veiligheid op de werkplek, veel gemaakte fouten, nieuw gereedschap, updates van fabrikanten of nieuwe normen of regelgeving. De presentatie bevat vaak praktische tips en voorbeelden die kunnen worden toegepast bij installaties.
Na de presentatie wordt er ruimte gegeven voor vragen en discussie. Medewerkers kunnen hun inzichten delen, vragen stellen of uitdagingen bespreken die ze zijn tegengekomen op de klus. Onderwerpen die nu teveel tijd kosten, kunnen worden geagendeerd voor een volgende toolboxmeeting.
De toolboxmeeting biedt ook gelegenheid om specifieke nieuwe initiatieven of -maatregelen van het bedrijf te bespreken. Dit kan bijvoorbeeld gaan over nieuwe collega’s, nieuwe processen of de implementatie van een ander systeem om de operatie te verbeteren. Monteurs kunnen suggesties doen en hun ervaringen delen met betrekking tot deze initiatieven.
De toolboxmeeting wordt afgesloten door de verantwoordelijke persoon. Eventuele actiepunten worden samengevat en er wordt benadrukt hoe belangrijk de betrokkenheid van iedereen is bij het bevorderen van veiligheid en kwaliteit voor het bedrijf.
Het exacte verloop van een toolboxmeeting kan variëren, afhankelijk van de organisatie en de specifieke behoeften en doelstellingen. Het belangrijkste is echter dat de bijeenkomst informatief, interactief en inspirerend is, met de nadruk op de rol van werknemers bij het realiseren van verbeteringen.
Niet iedereen zal zomaar in staat zijn een goede toolboxmeeting te organiseren. Wil je dat jouw meeting écht impact maakt volgens VCA standaarden, dan zul je ervoor moeten zorgen dat deze aan een aantal zaken voldoet. Op een rijtje zijn dat de volgende:
-
Relevantie
-
Gericht op preventie
-
Lengte
-
Duidelijkheid
-
Interactiviteit
-
Documentatie
Laten we even kijken naar deze verschillende onderwerpen en een korte toelichting geven over hoe je er jouw toolboxmeeting mee kunt verbeteren:
De onderwerpen die tijdens de toolboxmeeting worden besproken, moeten relevant zijn voor de werkzaamheden die worden uitgevoerd en de werkomgeving waarin de werknemers zich bevinden.
Het moet dus aansluiten bij de werkzaamheden van de aanwezige monteurs en bij de trends die aan het licht zijn gekomen met werkplekinspectieformulieren.
Een toolboxmeeting moet in ieder geval gericht zijn op preventie van ongevallen en incidenten op de werkplek. Het doel is om monteurs bewust te maken van mogelijke gevaren en hen te informeren over veiligheidsprocedures en -protocollen, zodat ze veilig kunnen werken en risico's kunnen vermijden. Dat moet de kern zijn.
Daarnaast kun je aanvullen met andere thema’s zoals eerder benoemd, omdat er niet veel momenten zijn dat je iedereen bij elkaar hebt.
Een toolboxmeeting moet kort en bondig zijn en niet te lang duren. Het moet geen lange presentatie zijn, maar een korte en krachtige bijeenkomst van maximaal een kwartier waarin de belangrijkste informatie wordt gedeeld.
De informatie die tijdens de toolboxmeeting wordt gedeeld, moet duidelijk en begrijpelijk zijn voor alle werknemers.
Het is belangrijk dat alle werknemers de informatie kunnen begrijpen en implementeren. Een goede manier om dit te realiseren is deze informatie niet alleen verbaal over te brengen, maar daarnaast ondersteunende visuele beelden te laten zien op een groter scherm.
Daarnaast is het slim om iets vertellen af te wisselen met iets lezen of ergens naar luisteren. Verschillende vormen ‘content’ helpen om de hersenen informatie te laten opnemen.
Een toolboxmeeting moet interactief zijn en werknemers moeten de kans krijgen om vragen te stellen en actief deel te nemen aan de discussie. Het moet dus niet eenrichtingsverkeer zijn waarbij alleen leidinggevenden praten.
Digitale toolboxen kunnen om deze reden desgewenst worden aangevuld met een chat-functie zodat de monteurs van de verschillende teams met elkaar over het onderwerp communiceren.
Het is belangrijk om de toolboxmeeting te documenteren, inclusief de onderwerpen die zijn besproken en eventuele acties die moeten worden ondernomen als gevolg van de bijeenkomst. De namen van de aanwezige werknemers moeten worden geregistreerd.
De VCA-certificering is een belangrijk veiligheidskeurmerk voor bedrijven in de bouw- en industriesector. Verder wordt hierin onderscheid gemaakt tussen VCA 1-ster en VCA 2-ster. Hieronder kort een uitleg over het verschil.
Wist je dat de helft van de toolboxmeetings digitaal mogen worden gevolgd?
VCA 1-ster certificering is bedoeld voor bedrijven die werken als onderaannemers of dienstverleners en die geen directe invloed hebben op het veiligheidsbeleid op de werkvloer.
Deze certificering richt zich voornamelijk op het veilig uitvoeren van de werkzaamheden en het naleven van de veiligheidsregels. Het toont aan dat het bedrijf basis veiligheidsmaatregelen heeft geïmplementeerd.
VCA 2-sterren certificering is bedoeld voor bedrijven die wel directe invloed hebben op het veiligheidsbeleid op de werkvloer, zoals hoofdaannemers.Deze certificering vereist een uitgebreidere implementatie van veiligheidsbeleid en -procedures.
Het bedrijf moet niet alleen voldoen aan de basis veiligheidsmaatregelen, maar ook aantonen dat het actief veiligheidsbeleid voert, risico's beheerst en medewerkers bewust maakt van veiligheid.
Een VCA-certificering wordt jaarlijks grondig beoordeeld en getoetst om ervoor te zorgen dat de organisatie blijft voldoen aan de vereisten en normen voor veiligheid, gezondheid en milieu. Deze beoordeling omvat zowel interne- als externe audits.
De VCA-norm stelt dat de medewerkers aantoonbaar deel moeten nemen aan de toolboxmeetings. Daarbij vereist de VCA* vier keer per jaar aanwezigheid, en de VCA** tien keer per jaar.
Daarvan dient minimaal de helft fysiek op locatie plaats te vinden, de overige keren mag dit middels het gebruik van een digitale tool, zoals het leerplatform van
Chapter.
De VCA-norm staat toe dat op jaarbasis de helft van de toolboxmeetings digitaal wordt aangeboden en gevolgd, zolang de andere helft als fysieke bijeenkomst wordt georganiseerd.
De registratie die daarbij van belang is, kan middels de wijze waarop dat via het dashboard van Chapter te zien is. Dit zou voor de audit volstaan, daar waar er dus aantoonbare betrokkenheid is van de medewerker in kwestie. Deze betrokkenheid kan bewezen worden als medewerkers de quiz aan het eind van de toolbox gedaan hebben.
Aanvullend dienen dan dus wel de toolboxmeetings op locatie plaats te vinden, waarbij tevens de presentie van medewerkers moet worden aangetoond.
Als je de helft van de toolboxmeetings digitaal kan doen kunnen mensen op verschillende locaties, ‘in de bus bij de klus’ de toolbox volgen zonder hier speciaal voor bij kantoor te verzamelen. Het zal minder ingrijpen op de planning van uitvoering.
Als je de helft van de toolboxmeetings digitaal kunt doen ben je in staat om het onderwerp toe te spitsen op de specifieke informatiebehoefte van team of monteur.
Als er bijvoorbeeld een project start waarbij een team een hoogwerker gebruikt voor verticaal transport van materialen kan dit team de toolbox ‘waar moet je op letten bij werken met een hoogwerker’ aangeboden krijgen.
Een ander team dat juist op sterk hellend dak aan de gang gaat zou als opfrisser de toolbox ‘correct gebruik van een harnas’ kunnen volgen.
Al jouw medewerkers hebben baat bij een gepersonaliseerde aanpak
Door toolboxmeetings ook digitaal aan te bieden hoeft absentie door ziekte of vakantie geen reden te zijn om deze belangrijke informatie te missen. De toolbox kan immers op elk ander moment eenvoudig nog eens gevolgd worden via de app.
Los van de reguliere geplande toolboxmeetings biedt het digitaal archief aan toolboxen onderwerpen die kunnen worden opgefrist als de klus daar aanleiding toe geeft.
Zo kan bijvoorbeeld bij twijfel over VGM-richtlijnen m.b.t. het werken onder bepaalde weersomstandigheden de betreffende toolbox nog eens worden gevolgd.
Met de Chapter kennisbank kan iedereen altijd in de app zoeken naar specifieke thema’s en direct leren en opfrissen hoe het ook alweer zat.
Via een leerplatform als dat van Chapter kunnen toolboxmeetings op elk moment gevolgd worden. Dit kan goed uitkomen wanneer je bijvoorbeeld niet verder kunt werken vanwege het slechte weer.
In zo’n geval is het makkelijk om als monteur je kennis even bij te spijkeren over een specifiek onderwerp of thema waar je toevallig op dat moment mee aan de slag gaat.
Ben jij ook klaar om je hele team continu te laten leren hoe zij veilig en correct te werk gaan bij het aanleggen van hoogwaardige PV-installaties? Met de digitale toolboxmeetings op maat van Chapter is dit een fluitje van een cent.
Plan vandaag nog een vrijblijvende demo van
Chapter, het leerplatform speciaal voor duurzame installatiebedrijven waarmee je jouw personeel traint en waardoor zij altijd veilig en kwalitatief aan de slag gaan.
Maak van al jouw junior monteurs binnen no-time complete vakmensen. En maak tegelijkertijd jouw senior medewerkers nóg beter in hun vak.
